通知是運用最為廣泛的下行文，行政公文和黨的機關(guān)公文都把它列為主要文種。 《國家行政機關(guān)公文處理辦法》對通知所下的定義為： 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。 《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》給通知的定義是： 用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。

　　(一)通知的特點

　　1.功能的多樣性

　　在下行文中，通知的功能是最為豐富的。它可以用來布置工作、傳達指示、曉諭事項、發(fā)布規(guī)章、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件、任免干部等等?？傊?，下行文的主要功能，它幾乎都具備。

　　但通知在下行文中的規(guī)格，要低于命令、決議、決定、指示等文體。用它發(fā)布的規(guī)章，多是基層的，或是局部性的、非要害性的;用它布置工作、傳達指示的時候，文種的級別和行文的鄭重程度，明顯不如決定、指示。

　　2.運用的廣泛性

　　通知的發(fā)文機關(guān)，幾乎不受級別的限制。大到國家級的黨政機關(guān)，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知。

　　通知的受文對象也比較廣泛。在基層工作崗位上的干部和職工，接觸最多的上級公文就是通知。而且通知雖然從整體上看是下行文，但部分通知(如曉諭事項的通知)也可以發(fā)往不相隸屬機關(guān)。

　　3.一定的指導(dǎo)性

　　通知這一文體名稱，從字面上看不顯示指導(dǎo)的姿態(tài)，但事實上，多數(shù)通知都具有一定程度的指導(dǎo)性。用通知來發(fā)布規(guī)章、布置工作、傳達指示、轉(zhuǎn)發(fā)文件，都在實現(xiàn)著通知的指導(dǎo)功能，受文單位對通知的內(nèi)容要認真學習，并在規(guī)定時間內(nèi)完成通知布置的任務(wù)。

　　個別曉諭性的通知，特別是通知作為平行文發(fā)布的時候，可以沒有指導(dǎo)性或只有微弱的指導(dǎo)性。

　　4.較強的時效性

　　通知是一種制發(fā)比較快捷、運用比較靈便的公文文種，它所辦理的事項，都有比較明確的時間限制，受文機關(guān)要在規(guī)定的時間內(nèi)辦理完成，不得拖延。

　　(二)通知的類型

　　1.會議通知

　　這類通知是以通知召開一個會議的有關(guān)事項為內(nèi)容的，其形式有兩種：簡單的會議通知，只需明確開會的目的、時間、地點、出席人員等;另一種是較為復(fù)雜的會議通知，它的內(nèi)容事關(guān)重大，參加人員較多，行文時不僅要明確會議名稱、會議內(nèi)容、開會地點、開會事件，而且應(yīng)把會議的目的、要求等具體事項交待清楚。

　　2.指示性通知

　　指示性通知用于上級機關(guān)根據(jù)工作需要和本機關(guān)的權(quán)限范圍，傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行的事項。指示性通知與指示有相類似的作用，可以用于結(jié)合實際情況傳達上級請示、布置有關(guān)工作、規(guī)定有關(guān)政策，讓下級機關(guān)或其他單位辦理或者共同執(zhí)行。

　　3.批轉(zhuǎn)性通知

　　批轉(zhuǎn)性通知是用于上級機關(guān)根據(jù)工作需要和本機關(guān)的職權(quán)范圍批準并轉(zhuǎn)發(fā)下級機關(guān)的公文。上級機關(guān)所批轉(zhuǎn)的公文加以評價或者對公文中所涉及的事實加以說明、分析，還可以對如何執(zhí)行和落實所批轉(zhuǎn)的公文要求、措施和落實方法做出規(guī)定，或者對批轉(zhuǎn)公文中的不足方面提出補充意見。

　　4.轉(zhuǎn)發(fā)性通知

　　轉(zhuǎn)發(fā)性通知用于上級機關(guān)根據(jù)工作需要，向所屬下級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、平級機關(guān)和不相隸屬的公文。轉(zhuǎn)發(fā)性通知使被轉(zhuǎn)發(fā)公文的權(quán)威性得到證實，用以指導(dǎo)所屬下級機關(guān)結(jié)合實際情況，正確執(zhí)行公文內(nèi)容或者從中學習借鑒有關(guān)經(jīng)驗教訓(xùn)。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文成為通知的附件。

　　5.發(fā)布性通知

　　發(fā)布性通知是上級機關(guān)發(fā)布行政規(guī)定、條例、章則、辦法等規(guī)章制度和其他重要文件時使用的通知。

　　6.任免通知

　　任免通知是上級機關(guān)任免和聘用干部時對所屬下級機關(guān)下達的一種較為特殊的知照性通知。